Un enseignant organise une classe découverte
En poste dans une classe de cycle 2, vous organisez une classe de découverte avec vos élèves en Bretagne. Le centre d’accueil, Agréé par l’Inspection Académique du Finistère, organise votre séjour autour du thème que vous avez choisi : « environnement » et plus spécialement « Classe milieu marin orientée sur la faune et la flore maritime ». Des activités sportives sont également au programme.
La préparation de la classe vous amène à recueillir les informations suivantes : Coordonnées les parents , Informations médicales indispensables, Régime alimentaire .
Pour centraliser ces informations vous constituez un fichier « Elèves » de type « excel » que vous pourrez éventuellement partager avec les autres membres de l’équipe. Des documents standards sont disponibles sur Internet comme par exemple le modèle de « fiche sanitaire de liaison » proposé par l’académie de Grenoble . Vous complétez cette fiches avec les informations suivantes :
-
Profession du père et de la mère
-
Coordonnées du médecin traitant
-
Consommation de porc autorisée ou non
-
Maîtrise de la natation ou pas
Pour recueillir ces informations vous mettez en place un formulaire « Google Doc » afin de récupérer directement dans un fichier Excel et vous évitant ainsi la saisie des différentes données.
Attention, vous avez l’obligation légale de sécuriser votre fichier. Et vous souhaitez également conserver ce fichier en vous disant que ces informations pourront être utiles éventuellement les années suivantes.
Les questions à se poser :
-
La création du fichier est-elle possible ?
-
Les informations recueillies sont-elles légitimes ?
-
L’utilisation du service en ligne « google-doc » est-il possible ?
-
Pouvez-vous partager et stocker ce fichier ?
-
Comment sécuriser le fichier ?
|
Questions |
Réponses |
|
La création du fichier est-elle possible ? |
La création du fichier est possible. Disparition de la plupart des engagements de conformité (déclarations simplifiées) Prendre connaissance des nouvelles obligations
|
|
Le questionnaire est-il conforme à la législation ? |
Le recueil des informations vise à :
NB : Sur cette information sur le droit de consommer du porc ou non, la réponse du conseiller CNIL a été la suivante : « on ne peut pas automatiquement déduire la religion de la personne en fonction de cette seule information. » Le questionnaire est légitime car les données recueillies sont cohérentes par rapport aux objectifs. En revanche il doit être complété par : Une information aux personnes (Art : 131-13 du code pénal) NB : L’information des personnes : Le responsable d’un fichier doit permettre aux personnes concernées par des informations qu’il détient d’exercer pleinement leurs droits. Pour cela, il doit leur communiquer : son identité, la finalité de son traitement, le caractère obligatoire ou facultatif des réponses, les destinataires des informations, l’existence de droits, les transmissions envisagées |
|
L’utilisation du service en ligne « google-doc » est-il possible ?
|
Le recueil des données via un formulaire « Google » est déconseillée car : Vous contraignez les parents à se créer un compte Vous avez une obligation de « confidentialité des données » et vous ne pouvez pas garantir que « Google » ne se servira pas de ces données stockées sur ses serveurs. Même si la saisie des données est fastidieuse le mieux est d’utiliser un formulaire papier. |
|
Pouvez-vous partager et stocker ce fichier ? |
En vertu de la confidentialité des données le fichier ne peut pas être partagé avec les responsables du centre. Seules les informations utiles, régime alimentaire par exemple, peuvent être partagées. Le fichier ne peut pas être stocké pour une utilisation ultérieure dans un autre contexte. NB : La durée de conservation des informations Les données personnelles ont une date de péremption. Le responsable d’un fichier fixe une durée de conservation raisonnable en fonction de l’objectif du fichier. |
|
Comment sécuriser le fichier ? |
Crypter le fichier : mettre au minimum un mot de passe Utiliser un PC personnel ou professionnel ne change rien. Il faut protéger les données. L’échange par courriel est possible. NB : La sécurité des données : Tout responsable de traitement informatique de données personnelles doit adopter des mesures de sécurité physiques (sécurité des locaux), logiques (sécurité des systèmes d’information) et adaptées à la nature des données et aux risques présentés par le traitement. |
